Расходный кассовый ордер КО-2 2021 года: бесплатный шаблон и бланк

Инкассовая карточка — это кассовый документ, который подтверждает факт оприходования наличных денег в кассу.С июня 2014 года индивидуальные предприниматели не обязаны заполнять кассовые книги, такие как документы по кассовой дисциплине или кассовые чеки.

Оформление кассовой книги требуется в следующих случаях

• выдача наличных денег при расчетах с подрядчиками, поставщиками и
• выдача наличных денег для последующего зачисления на расчетный счет предприятия, а также
• денежные выплаты, с целью оказания материальной помощи работникам
• расчеты с работниками, дебиторами, учредителями и т.д.

Какие требования предъявляются к расходному кассовому ордеру?

Для составления документов используются формы КО-2 (Код ОКУД: 0310002). Документ составляется в ксерокопиях. Предварительный отчет должен быть подписан кассиром, главным бухгалтером, руководителем предприятия и лицом, которому передаются наличные деньги.

Для приема наличных денег по кассовому документу кассир обязан попросить у лица, которому передаются деньги, документ, удостоверяющий личность. Ордер остается у кассира и служит подтверждением того, что деньги выданы на законных основаниях.

Как заполнить форму РКО?

Для составления документа по форме КО-2 необходимо внести информацию в следующие поля

• Организация — организационно-правовая форма и наименование предприятия.
• Код ОКПО в соответствии с уведомлением Росстата.
• Наименование структурной категории, выданной документом (если требуется).
• Номер — серийный номер документа.
• Дата исполнения — дата выдачи денег из кассы.
• Код подразделения-организатора, проводящего документ (если требуется).
• Корреспондирующий счет, субкомиссия — номер счета, на котором отражена касса.
• Код счета анализа (при наличии).
• Кредит — номер счета бухгалтерского учета. Наличность — выдача наличных денег кассиром.
• Сумма — выдача наличных из кассы (количество).
• Код цели (при наличии).
• Выдача — наименование физического лица или организации, которому выдана наличность.
• Причина — Причина выдачи наличных денег из кассы.
• Сумма — Полученные наличные деньги прописью.
• Приложение — Реквизиты прилагаемого первичного документа (при наличии).
• Входящий — Оприходованная сумма, дата и подпись (дополняется лицом, которому кассир выдает).
• Выдано кассиром — подпись кассира с надписью.
• В него нельзя вносить изменения при заполнении ордера.

Бланки Excel считаются более универсальными, так как их удобнее заполнять на компьютере Благодаря наличию ячеек, бухгалтеры не допускают ошибок при импорте данных. На словах они могут случайно нарушить формат и тем самым испортить структуру.

Обратите внимание, что файлы не только имеют свойства чтения, но вы не сможете ввести данные в форму.

Нужно ли распечатывать?

Вы можете распечатать форму на нескольких этапах.

1. Вы можете распечатать пустой бланк и заполнить его вручную.
2. Вы можете ввести все элементы в компьютер и распечатать полный бланк.

Если вы используете специальную программу для автоматизации процесса учета, вам не нужно печатать форму RCE. Достаточно просто заполнить его на компьютере и подписать с помощью ЭЦП. Если у необходимых сотрудников нет ЭЦП, то эту функцию использовать нельзя.

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• ОК 011-93 Общероссийский административный документ (ОКУД).
• Директива ЦРБ от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами МСП».

Сервис Куб помогает выставлять счета-фактуры за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, благодаря полной автоматизации заполнения модели.

Подпишитесь на услугу печати документов онлайн с помощью Loodock:.

• Скачать бланки в формате Excel или Word
• Заполните и распечатайте документ в электронном виде (очень удобно).

DPA составляется в виде фотокопий. Его пишет сотрудник, выдающий деньги, но некоторую информацию дополняет и получатель. Смотрите ниже, как заполнить карточку получения наличных.

Выдайте наличные деньги и заполните карточки на получение наличных:.

• в банк для помещения их на текущий счет, и
• после письменного заявления получателя — когда вы сообщите ему сумму и срок, на который они вам нужны.
• Например, для личного пользования работника, на командировочные расходы или материальную помощь
• Для нужд компании — в этом случае вам необходимо определить цель получения наличных, например, на административные расходы.

Пример заполнения РКО

DPA могут быть заполнены на бумаге или в электронном виде. Заполнить форму несложно — скачайте актуальный образец кассы за 2024 год — вы можете заменить данные на свои.

Скачайте модель кассы.

Подпишитесь на услугу печати документов онлайн с помощью Loodock:.

• Скачать пустые или образцы бланков
• Заполните и распечатайте документ в электронном виде (очень удобно).

Сумма заполненных форм КО-2 не должна превышать 100 000 рублей. Все, что превышает этот лимит, должно осуществляться по безналичному расчету.

Оформление РКО

Кассовые документы могут быть подготовлены

• руководителем бухгалтерии.
• Бухгалтер или сотрудник (например, кассир), определенный руководителем
• руководитель (при отсутствии бухгалтера и руководителя бухгалтерии).

Кассовая карточка всегда должна быть заведена в день выплаты денег.

Заполните и начните составлять документ на выдачу наличных денег

• Полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы
• Код ОКПО
• Номер формы в соответствии с внутренним документооборотом
• Дата составления дополнения
• Код структурного подразделения, в котором выдаются деньги. Если код отсутствует, поставьте прочерк.
• Номер вычислительной машины, на которую должны быть зарегистрированы денежные средства, код счета анализа (если требуется), код счета анализа (если требуется).
• код счета анализа (если требуется), код
• кредит (т.е. номер счета, по которому отражается выдача наличных денег), сумма
• сумма рублей (в пределах номера).

Кроме того, процесс заполнения приходника на получение наличных денег выглядит следующим образом

• Необходимо перечислить ФИО лица, которому вы выплачиваете деньги, напр.
• Вопросы выдачи, например, зарплата, материальная помощь, командировочные расходы и т.д.
• Запишите сумму прописью, и
• Напишите название, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого осуществляется платеж. Это могут быть квитанции об оплате, расписки, приказы, договоры и т.д.

Расходные листы на получение наличных должны быть подписаны руководителем или уполномоченным сотрудником и бухгалтером. Подписи должны быть расшифрованы.

Следующая часть должна быть заполнена сотрудником, получающим деньги. Должно быть написано :

• Уменьшение количества и количество выдач прописью. Оставшиеся пустые места в строке должны быть заполнены через дефис.
• Дата получения денежных средств.
• Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и клерк, получивший их. Незаполнение этой части кассового чека делает его недействительным. Деньги считаются присвоенными сотрудником, который их выдал.

В конце рабочего дня кассир может создать кассовый ящик на всю сумму, выданную в этот день, но только при наличии электронного кассового документа (чек или БСО).

Кассовые чеки не могут быть исправлены.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь услугой МойСклад. Вы можете заполнить и распечатать чек онлайн всего за несколько кликов.

РКО: заполнить онлайн

Просто введите сумму оплаты и причину платежа, выберите статью расходов и получателя, и система автоматически создаст и пронумерует документ.

Подпишитесь на услугу печати документов онлайн с помощью Loodock:.

• Заполните и распечатайте документ в электронном виде (очень удобно).
• Скачайте документ в формате Word или Excel.

Вы также можете в любое время загрузить полный каталог всех квитанций из МойСклад. Это удобно для создания отчетов, в которых сразу видна общая сумма оплаты.

Более 2 000 000 предприятий уже печатают счета-фактуры, накладные и другие документы в МойСклад

Как заполнять РКО: сложные случаи

Заполнить РКО несложно, но в некоторых случаях возникают проблемы. Мы распределили наиболее распространенные из них по категориям.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Уточните у представителя поставщика разрешение на получение конкретных сумм от вашей компании по конкретным контрактам, накладным и т.д. Это должно быть приложено к РСТ. Обратите внимание, что:.

• При заполнении кассового бланка вам необходимо указать данные представителя, а также его имя и паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного бланка на получение наличных не является доказательством того, что представитель получил деньги.

• В строке «Причина» обязательно должны быть указаны реквизиты договора, накладной и т.д. А также наименование товара.

• Если несколько контрактов должны быть оплачены одновременно, рекомендуется выписывать отдельные платежные поручения для каждого из них. Это позволит уточнить сумму, подлежащую оплате по каждой поставке.
• При регистрации такого поручения в кассовой книге необходимо указать наименование агента, реквизиты агента и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому деньги на счет могут быть зачислены по распоряжению директора. Заявка на бухгалтера не требуется. Главное — указать (в заявлении или приказе) выбранный порядок оплаты в учетной политике компании.

Подпишитесь на услугу печати документов онлайн с помощью Loodock:.

• Скачать пустые или образцы бланков
• Заполните и распечатайте документ в электронном виде (очень удобно).

Если вы платите в кредит, укажите «кредитный платеж» в причине предоставления кредита и сошлитесь на документ («форма заявления»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец заявления на выдачу наличных, измените данные и используйте его в качестве шаблона.

Рассмотрим основные вопросы, связанные с ведением кассовых чеков.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

Квитанции на получение наличных денег должны быть оформлены на один день. Деньги должны быть получены точно в день их оформления. Если они не получены вовремя, заполните заново бланк кассового чека в Word или Excel.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

Инструкций по присвоению серийных номеров ордерам нет; обновлять нумерацию ПКО и РКО с начала года не обязательно. Ее можно обновлять ежеквартально. Основные пункты располагаются в хронологическом порядке.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Ордер должен быть подписан четырьмя лицами: руководителем, главным бухгалтером, казначеем и лицом, получившим деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Поскольку бланк является внутренним документом организации, его не нужно заверять печатью.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня календарь для ввода наличных денег и кассовых чеков не является обязательным. Информация об ордерах должна заноситься только в кассовую книгу.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Квитанции о внесении и снятии денег, а также соответствующая документация представляются в финансовом отчете. При необходимости, но не чаще одного раза в год, отчеты переплетаются и скрепляются печатью, как и кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

Коды специального назначения должны использоваться только для денежных поступлений на выделенные средства. Если такой код не используется в компании, поставьте дефис.

Кто должен выписывать расходник?

Исполнение документа (заполнение документа, его подписание) должно осуществляться

• Главным бухгалтером.
• Бухгалтер.
• Сотрудники, выполняющие функции бухгалтера
• Руководитель компании (если нет уполномоченного лица).

Согласно Указанию Банка России 3210-у, если кассу оформляет сама компания, то он имеет право подписать кассовый документ.

Особенности оформления ордера по расходу наличных средств:

• Он заполняется на экземпляре
• Записывается в специальный календарь (форма КО-3).
• Кассовые документы должны быть пронумерованы.
• Нумерация начинается заново в январе каждого календарного года

Согласно Общему положению, казначей несет ответственность за соблюдение кассового акта.

Во время этой процедуры необходимо обратить внимание на следующие пункты

1. Подпись начальника формы или обычного бухгалтера. Если эти должности отсутствуют, то требуется подпись начальника хозяйственного отдела. Подписи должны соответствовать образцу (находится у бухгалтера).
2. Соответствие цифр числовому формуляру и письменной документации.
3. Подтверждение полномочий лица.

Идентификация получателя платежа казначеем:.

• Контроль личности получателя на основании предъявленного паспорта или другого документа.
• Уполномочивание доверенного лица на получение денег.
• Убедитесь, что доверенность составлена правильно.

ВАЖНО: Получение наличных возможно только для тех, кто указан в доверенности компании или документе о выплатах.

Чтобы получить доверенность компании, казначей должен проверить следующие пункты

Доверенности должны быть приложены к отправлению. Если документ относится к нескольким платежам или подается в разные организации, следует сделать копию. Затем казначей заверяет ее таким же образом, как и компания, принимающая ИП.

Заверенная копия документа прилагается к ордеру. Оригинал хранится в фонде организации. Когда последняя операция завершена, оригинал прикладывается к кассовому аппарату.

Когда кассир выдает деньги, он обязан подписать документ. Электронный документ подписывается соответствующим образом (это регламентировано пунктом 6. 2 Указания № 3210-У). Казначей также подписывает дебетовую ведомость.

Авторизация статуса или введенное дополнение авторизуется. В форму документа не нужно вносить никаких изменений.

Электронные документы требуют специальной подписи. На это распространяются требования федерального закона 63-ФЗ от 06. 04. 2011 «Об электронной подписи». Перед подписанием в уже оформленный документ можно внести изменения.

Особенности заполнения ордера.

Кассовый ордер содержит следующие пункты

• Наименование поставщика
• Доверенность с указанием фамилии, имени, отчества и паспортных данных ответственного лица.

Отсутствие всех элементов опасно. Наличие доверенности на получение денег без подписания инкассового документа представителем поставщика не является подтверждением события получения денег.

Запрещается

• Подтверждение факта получения кассовых или инкассовых документов представителем поставщика.
• Реквизиты этих документов приведены в «Приложении» и «Обосновании».
• Прикладывать к документу имеющиеся документы

Эти действия не заменяют подпись лица, получившего деньги. Они не заменяют направление доверенному лицу кассира.

Пример заполнения кассового документа

Информация о заполненном документе должна быть зарегистрирована в фондовой книге. В графе 2 кассир записывает фамилию, имя, отчество представителя и данные доверенного лица, а также наименование поставщика. Следует внимательно следить за тем, какие товары переданы по договору и в счет каких товаров.